各二级学院、处（部、室）：
为进一步规范学生档案管理的制度化、科学化，提高档案管理效率和服务质量，根据《高等学校档案管理办法》《干部人事档案工作条例》，现将有关事项通知如下：
一、健全档案内容
1.学生入学材料：含学生录取通知书、普招学生的高考档案、单招学生的高中或中专档案、高考成绩单与志愿表（广西、山西、陕西、江苏、湖南五地考生高考成绩单与志愿表由我校招生就业处提供）。
2.学生学籍材料：含《学生情况登记表》、成绩单、《毕业生登记表》。
3.学生奖惩材料：含各类获奖证书、处分决定和撤销决定的原件或复印件。复印件上需注明“此复印件与原件一致”，并加盖原件保管单位的公章。
4.其他材料：含团员档案、更名材料、学籍异动材料等。
二、规范档案管理流程
（一）档案建立
各二级学院在新生入学报到时收取学生高中档案，其中由各级教育行政主管部门转寄来校的档案由学生工作部统一收取并转交相关二级学院。二级学院审核新生入学材料后，组织学生填写《学生情况登记表》（一式两份），建立大学学生档案。
（二）档案管理
二级学院负责学生在校期间档案管理和档案建设工作。学生工作部指导各二级学院按照建设要求，完善大学学生档案，不定期开展档案检查工作。
（三）档案归档
《学生情况登记表》《毕业生登记表》各一式两份，一份归档至学生档案袋内，一份归档至党政办公室综合档案室。
二级学院按学生工作部归档转寄要求整理学生档案。学生档案包括学生入学材料、学生学籍材料、学生奖惩材料和其他材料。
二级学院按党政办公室综合档案室要求，于学生毕业次年6月前整理并移交《学生情况登记表》《毕业生登记表》。
不满足毕业条件学生的档案或未转出档案，由二级学院派专人设专柜统一管理。
（四）档案转寄
满足毕业条件学生的档案由二级学院整理并封档，按户籍地档案接收要求移交学生工作部，毕业当年10月前由学生工作部统一邮寄转出。当年不满足毕业条件学生的档案在学生达到毕业要求后由二级学院整档、封档并转寄。
（五）档案借阅
学籍档案的利用参照党政办公室综合档案室《档案查阅借阅制度》。
（六）档案补办
档案遗失如需补办，须持本人身份证、毕业证、所在单位介绍信、原档案接收单位出具的档案遗失证明、补办申请，向学生工作部申请补办。
三、注意事项
1.各二级学院要高度重视学生档案管理工作，派专人设专柜统一管理，确保档案收集齐全完整、整理规范有序，并对现有学生档案进行全面清查和整理，确保档案材料的完整性和准确性。
2.学生档案管理工作人员要严格遵守保密规定，不得泄露学生档案信息，要定期参加学校档案管理相关培训，提高档案管理业务水平。
湖南大众传媒职业技术学院
2025年4月10日